La volatilidad del mundo de la construcción exige una gestión efectiva. Una toma lenta de decisiones o márgenes relajados pueden llegar a condenar al fracaso a los negocios, tanto en un mercado grande como en uno pequeño, que sube y baja tan fácilmente.

Los aspectos fundamentales para mantener un negocio saludable pueden parecer obvios, especialmente para aquellos que se encuentran a cargo. El escritor y conferencista motivacional Ron Black habló en CONEXPO / CON – AGG 2017 sobre las muchas herramientas y oportunidades que tienen los negocios y que se pierden, a la vez que señaló tres rutas clave para lograr el éxito financiero.

La Metodología de la Ruta Crítica, MRC, juega un papel muy importante en el proceso de Black, a medida que explica cómo inició su propio negocio. Al ver la necesidad de desarrollarse a sí mismo y a su compañía, Black elaboró su propio sistema MRC que aún continúa entregando a sus empleados: trabaje bien, siéntase orgulloso de su trabajo y trabaje rápido. Para Ron Black, MRC es “la mentalidad de estar en capacidad de planear mejor y calcular mejor para conectar el mundo real con lo previsto”.

Habiendo sido inventada en los años 1950 por Morgan R. Walker y James E. Kelley Jr., la Metodología de la Ruta Crítica se ha convertido, desde entonces, en la norma de la industria para la planeación de la construcción y hasta se usa, para medir los trabajos en los tribunales judiciales. En su núcleo, la MRC utiliza los diagramas de red para buscar esa ‘ruta crítica’, el método más rápido por el cual es posible terminar un trabajo, junto con todas sus tareas adyacentes.

La Metodología de la Ruta Crítica cuenta con la ventaja de exponer las posibles inactividades y advierte a los contratistas de lo que les podría llegar a deparar el futuro; pero la misma también tiene la desventaja de necesitar atención constante, para mantenerse precisa y con frecuencia, esto se percibe más como una formalidad.

PASO 1: ENTIENDA SU VALOR

El valor es el primer componente clave para alcanzar el éxito y es necesario hacer todo lo posible para mantenerlo. Cuando se está trabajando con márgenes, una reducción en las ofertas, con el fin de que le sean asignados los trabajos, puede llegar a sentirse efectivo y hasta se puede ver bien en el papel. Pero después del Costo de los Artículos Vendidos, COGS, y los gastos generales, una disminución del 5% en una oferta puede reducir la rentabilidad en hasta un 50%. Sin embargo, la reducción de los Costos de los Artículos Vendidos, aunque sea mucho más difícil, puede llegar a aumentar la rentabilidad realmente en hasta un 37% de un proyecto dado.

En un mercado que se encuentra tan saturado y con una competencia tan feroz es importante que los gerentes recuerden el valor de su equipo y su tiempo, para que se vendan de acuerdo con su apreciación. “Ese es un error que se presenta con tanta frecuencia en el escritorio de su tasador”, dice Black, “quiero que revise una y otra vez las cifras antes de que las mismas salgan. Esa es la sentencia de muerte en un mercado reducido”.

PASO 2: CONOZCA SU VOLUMEN ADECUADO

Cuando estamos estudiando el volumen, irónicamente más trabajo no quiere decir mayor rentabilidad. En su lugar, es el análisis del punto de equilibrio, el punto en el que las ventas toman el control de los costos y una compañía empieza a convertirse en un negocio rentable, lo que determina todo. Esto quiere decir, que en vez de enfocarse en los trabajos más grandes, tanto los propietarios como los gerentes, se deben encaminar a los trabajos correctos para sus equipos y para sus cuadrillas.

Al comprar equipos nuevos o al alterar los márgenes, es importante poder determinar de qué manera esto va a afectar la rentabilidad futura; lo que parece ser una inversión se puede convertir en un peso muerto si trae consigo el incremento en los costos fijos. Estar consciente de que la construcción puede pasar de rentable a desastrosa, de la noche a la mañana, es la clave para saber cómo se debe manejar el volumen.

PASO 3: LA PRIORIZACIÓN DE SU VELOCIDAD

La velocidad une las dos rutas anteriores; entre más rápido termine el proyecto, menos costos generales se pagan y se libera más espacio, para ganar ingresos adicionales. Al enfocarse en optimizar la productividad de un equipo, por ejemplo un área en la que los gerentes y los líderes tienen una mayor influencia que con los subcontratistas, es posible aumentar la rentabilidad sin nada más que el estímulo, el análisis y de pronto, con un poquito de disciplina. Este es el primer lugar en donde se debe buscar el éxito; el mismo no depende de nada más que de la capacidad que tenga un líder para motivar y liderar a sus trabajadores.

LA IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

Sin embargo todas estas rutas resultan inútiles si no hay organización: un plan bien redactado. El planeador ideal de Black cuenta con un plan adicional y personal, para el cual ellos van a planear, con conocimiento del oficio, las habilidades de la Metodología de la Ruta Crítica y la comunicación con el equipo.

Una parte de esas habilidades de la Metodología de la Ruta Crítica involucra un proceso sistemático, en donde Black describe los muchos pasos que él le recomienda a las compañías de construcción que presentan ofertas de trabajo.

Varios de los factores clave incluían:

  • Una lista de chequeo previa a la oferta: garantiza que no se olvidan los ítems más pequeños pero importantes antes de la oferta, tales como por ejemplo, las regulaciones de seguridad o de parqueo específicas a una ciudad.
  • Un cuadro con el flujo de caja:una forma de hacer seguimiento a todos los ingresos y egresos, para ayudar a ilustrar el estado financiero de una compañía.
  • Un programa prospectivo: tener la capacidad de entender la forma en la que lucirá un proyecto, durante varios días o varias semanas desde cualquier punto dado, poder visualizar y prepararse para ese futuro.
  • El diario del proyecto:a fin de hacerle seguimiento a todos los costos, precios, ofertas y negociaciones para futuras referencias, potencialmente en temas legales o auditorías fiscales.

Una vez más, es la fuerte fluctuación que se ha visto en esta industria la que refuerza este punto; con tantos y tantos procesos funcionando y gente trabajando junta a la vez, existe una lista terriblemente larga de cosas que pueden salir mal. Black utiliza la analogía de un trineo que va bajando por una colina, para ilustrar la necesidad de contar con una planeación efectiva:

“tienen un punto de inicio, escoge una dirección y arranca. Y muy rápidamente, se acelera el proyecto. Luego sucede una de tres cosas: hay cosas que usted había pensado que no iban a pasar, pero pasan, cosas que a usted ni siquiera se le había ocurrido que pasarían o cosas que es imposible que sucedan. Grandes rocas, grandes árboles o tal vez hasta un precipicio. Todo el mundo empieza a gritar. Y todo el mundo va a tener una idea diferente sobre cómo se debe evitar el precipicio. Ese, para mí, no es el momento para tomar una decisión del proyecto. Yo quiero que usted llegue hasta la cima de la colina y tome todas las decisiones que le sea posible tomar, tan rápido como le sea posible tomarlas”. 

Esto quiere decir, seleccionar los proyectos adecuados, licitar de forma transparente y hacer planes antes de siquiera, poner un pie en el sitio de la construcción. Esencialmente, planee de forma más fuerte y en mayor detalle, para que escale con el tamaño y la intensidad del proyecto.

El 67% de los proyectos que fracasan no alcanzan el éxito debido a los errores por omisión, asegura Black. Al planear un proyecto, completo, con tareas y proyecciones, si el trabajo está lento al inicio, es posible llevar a cabo las correcciones para garantizar que no se alargue y tener que extender la finalización del trabajo. Reunir los líderes de las diferentes áreas, por ejemplo plomería y drywall, también puede optimizar la comunicación, por medio de la fusión de todas las diferentes rutas de la construcción. Black menciona la forma en la que esto también puede cambiar la dinámica del respeto del proyecto, cuando dice, “le permito a las personas que se comprometan y empiecen a planear sus participaciones. No es un plan que se les entrega, es un plan que ellos han ayudado a crear. Haga que la gente se involucre: sea líder, reúnalos alrededor del tablero, póngalos a pensar, respete sus opiniones”.

Sin embargo es la Gráfica de Gantt la que realmente captura la esencia del mantra de la Metodología de la Ruta Crítica de Black. Al hacer listas de tareas, sus duraciones y sus predecesores, es posible encontrar la ruta crítica (la ruta más efectiva) a través de todas las tareas (vea la gráfica de ejemplo). Esta gráfica le permite a los trabajadores, al igual que a los tasadores, entender cuántas tareas es posible iniciar de forma inmediata, cuáles tareas son el resultado de terminar todas las iniciales y cuánta inactividad disponible es posible encontrar entre tareas. Un buen líder está en mejor capacidad de asignar sus recursos, si sabe cuáles de las tareas es posible realizar en equipos de trabajo.

Aunque pueda parecer obvio, la Metodología de la Ruta Crítica contribuye a la toma de las más pequeñas y tediosas decisiones del negocio, hasta un nivel de importancia, por medio de la ilustración del impacto que las mismas tienen. Y Black enmarca esto bellamente a través de sus ejemplos, al mostrar lo fácil que resulta dar estos pasos que tienen un impacto positivo sobre la rentabilidad con opciones pequeñas.

CONEXPO Latin America regresará a la región, del 2 al 5 de octubre de 2019, en Santiago de Chile.